Manual de Usuario — SAGET 7.0

Este apartado describe cómo autenticarse para ingresar a las funciones del sistema y cómo finalizar la sesión de forma segura.

A. Inicio de Sesión

1

Credenciales de acceso

Al abrir el programa se presentará una ventana de bienvenida. Ingrese sus datos de acceso:

Usuario: Ingrese su nombre de usuario asignado.
Contraseña: Digite su clave de seguridad.

2

Validación

Haga clic en el botón Aceptar para validar sus credenciales.

3

Carga del sistema

Espere unos segundos mientras el sistema valida la información y carga los módulos correspondientes.

B. Cierre de Sesión

1

Finalizar sesión

Para salir del sistema o cambiar de usuario, localice el botón de Cierre de Sesión en la interfaz principal (identificado con un ícono de salida o puerta).
2

Confirmación

Haga clic en dicho botón para cerrar la sesión actual de manera segura y regresar a la pantalla de inicio.

1.1 Registro de un Artículo Nuevo

Detalla los pasos necesarios para registrar un nuevo producto en la base de datos de SAGET 7.0.

A

Acceso al Módulo

1
Navegación
En el menú principal, localice el apartado Módulo de Almacén e Inventario.
2
Selección de función
Haga clic en la opción Artículo para abrir la ventana de gestión de existencias.

B

Alta de Información

1
Nuevo registro
En la barra superior de la ventana "Registro de Artículos", presione el botón Nuevo.
2
Descripción del producto
Ingrese el nombre comercial o técnico en el campo Nombre del Artículo (ej.: "Lima plana de 6 pulgadas").
3
Datos adicionales
El formulario permite asignar códigos, familias de productos y marcas según la necesidad del negocio.

C

Finalización del Proceso

1
Guardar
Una vez completados los campos, haga clic en el botón Guardar.
2
Confirmación
El sistema emitirá el aviso "Registro guardado correctamente".
3
Finalizar
Presione Aceptar para registrar el artículo de forma definitiva.

💡

RecomendaciónAsegúrese de que el nombre del artículo sea lo más específico posible para evitar duplicados y facilitar búsquedas rápidas durante la facturación.

1.2 Registro de Proveedores

Permite dar de alta a las empresas o personas que suministran productos al negocio, facilitando la gestión de compras y el control de cuentas por pagar.

A

Acceso al Módulo

1
Navegación
Ingrese al módulo de Almacén e Inventario.
2
Selección
En la cinta de íconos superior, seleccione la opción Proveedores.

B

Creación de Nuevo Proveedor

1
Nuevo
Haga clic en el botón Nuevo.
2
Código
El sistema generará automáticamente un código correlativo. Se recomienda no modificarlo.
3
Nombre
Ingrese la razón social o nombre comercial del proveedor (ej.: "La tiendita S.A. de C.V.").

C

Información Complementaria (Opcional)

Contacto: Número de teléfono y correo electrónico.
Tipo de Proveedor: Local o Internacional. Si no dispone del dato, seleccione "No especificado".
Gran Empresa: Marque esta opción si aplica.
Crédito: Si el proveedor otorga crédito, marque la opción y defina los valores y plazos autorizados.

D

Guardado y Verificación

1
Guardar
Presione el botón Guardar para finalizar el registro.
2
Confirmación
Recibirá un mensaje confirmando que la información fue almacenada correctamente.
3
Verificación
Puede buscar al proveedor recién creado en la lista general para confirmar que aparece correctamente.

📝

Nota de UsoEste registro es indispensable para poder procesar facturas de compra y cargar existencias al inventario en módulos posteriores.

1.3 Consulta de Existencias de Artículos

Permite verificar en tiempo real la disponibilidad de productos en el inventario, así como consultar precios de venta y detalles técnicos de cada artículo registrado.

A

Búsqueda de Productos

1
Acceso
En la pantalla principal, haga clic en el ícono de Consultas de Artículos.
2
Filtro de búsqueda
Seleccione el criterio: por nombre, código o código de barras.
3
Resultados
El sistema mostrará el Precio de Venta y la Cantidad en Existencia actual del producto.

B

Consulta de Detalles y Multisucursales

Haga clic en el botón Detalles para ver la ficha técnica completa:

Datos Generales: Descripción completa, unidad de medida y categoría.
Datos de Inventario: Stock mínimo y máximo permitido, y ubicación física.
Existencias por Sucursal: Unidades disponibles en cada local (Casa Matriz, Sucursal 1, etc.).
Imágenes del Producto: Fotografías del artículo para identificación visual del personal.

💡

RecomendaciónMonitoree periódicamente este módulo para identificar productos con existencias bajas y gestionar las compras de reposición oportunamente.

Permite ingresar documentos de compra (como Créditos Fiscales) para actualizar automáticamente las existencias y los costos de los productos.

2.1 Ingreso de Compras — Crédito Fiscal

A

Acceso y Registro del Documento

1
Navegación
En el menú principal, seleccione Movimientos de Compra y luego Compras de Crédito Fiscal.
2
Nuevo Documento
Haga clic en Nuevo Documento en la barra superior.
3
Número de documento
Digite el número de la factura o los últimos cinco dígitos del número de control.
4
Proveedor
Busque y seleccione el proveedor correspondiente y presione Aceptar.

B

Carga de Artículos

1
Agregar producto
Haga clic en el botón Agregar (ícono verde "+"). Se abrirá una ventana de búsqueda.
2
Cantidad
Ingrese el número de unidades recibidas.
3
Costo unitario
Ingrese el precio de compra unitario SIN IVA. El sistema calculará el impuesto automáticamente.
4
Confirmar
Presione Agregar Artículo para incluirlo en el listado del documento.

C

Guardado y Actualización de Stock

1
Verificar totales
Confirme que el total coincida con el documento físico del proveedor.
2
Guardar
Haga clic en Guardar. Las unidades se sumarán automáticamente al inventario.

💡

Consejo PrácticoVerifique el éxito de la operación consultando el stock actual del producto en el reporte de existencias.

2.2 Actualización de Precios de Artículos

Permite modificar los precios de venta ajustando los márgenes de ganancia basados en el costo de adquisición.

A

Búsqueda y Edición de Precios

1
Acceso
Haga clic en la pestaña Inventarios → Cambiar Precios de Artículos.
2
Búsqueda
Digite el nombre o código del artículo y presione Aceptar.
3
Modificar Precios
Haga clic en el botón Modificar Precios. Ingrese los valores de: Precio de Detalle, Precio de Docena, y Precio de Promoción (si aplica).
4
Guardar
Presione Aceptar. Los nuevos precios estarán vigentes de inmediato en el módulo de ventas.

⚠️

Nota de SeguridadVerifique el precio de compra antes de asignar los nuevos precios de venta para mantener la rentabilidad del negocio.

3.1 Autenticación Diaria

Proceso obligatorio diario que conecta al sistema con los servidores del Ministerio de Hacienda. Indispensable para emitir facturas electrónicas con validez legal.

📌

ObligatoriedadDebe realizarse todos los días al iniciar operaciones. Si intenta autenticarse nuevamente, el sistema indicará el tiempo de sesión restante (ej.: "le quedan 3 horas y 45 minutos").

→

Procedimiento

1
Acceso
Seleccione el módulo Facturación Electrónica en el menú superior.
2
Opción
Haga clic en Autenticación Diaria.
3
Autenticar
En la ventana emergente, presione el botón Autenticar.
4
Confirmación
Al recibir la confirmación, cierre la ventana. Todas las funciones de emisión quedarán habilitadas.

⚠️

Nota de SeguridadSi aparece un error, verifique su conexión a internet. Este proceso requiere comunicación directa con los servidores gubernamentales.

3.2 Emisión de Facturas de Venta

Gestiona la salida de mercadería y la generación del documento legal electrónico.

A

Inicio del Movimiento

1
Acceso
Ingrese a Almacén e Inventario → Movimientos de Venta → Factura.
2
Nuevo documento
Presione el botón Nuevo.

B

Registro de Cliente y Productos

1
Cliente
Seleccione un cliente existente o registre uno nuevo ingresando su nombre y presionando Guardar.
2
Agregar productos
Use el botón Agregar Producto, defina la cantidad y presione Aceptar.

C

Finalización y Envío

1
Imprimir
Haga clic en Imprimir para procesar la transacción.
2
Envío automático
El sistema enviará el documento al Ministerio de Hacienda y al correo del cliente automáticamente.
3
Comprobante
Recibida la confirmación, puede imprimir el comprobante físico para el cliente.

3.3 Invalidación de Documentos

Para anular un documento electrónico ya emitido y enviado al Ministerio de Hacienda cuando la operación no se llevará a cabo.

→

Proceso de Invalidación

1
Acceso
En el menú, seleccione la opción Invalidación. Use el filtro Hoy para documentos del mismo día.
2
Invalidar
Localice el documento y haga clic en Invalidar. Confirme con Aceptar.
3
Motivo
Seleccione la Opción 2: Rescindir de la operación. Confirme nuevamente.
4
Verificación
Espere el mensaje "Invalidación recibida y procesada". El documento quedará marcado como Anulado/Invalidado.

🚫

Nota ImportanteLa invalidación es definitiva. Una vez que el Ministerio de Hacienda procesa la rescisión, el documento pierde su validez legal para efectos tributarios.

3.4 Procesamiento de Contingencia

Se activa cuando no es posible enviar documentos al Ministerio de Hacienda por falta de internet o fallas técnicas.

ℹ️

Indicador de ConexiónNo confunda el mensaje "Conectado" en la esquina inferior izquierda (conexión con la base de datos local) con disponibilidad de internet para envío a Hacienda.

A

Emisión sin Internet

1
Continuar la venta
Realice el proceso de facturación normal. El sistema notificará que se trabaja en contingencia.
2
Guardar para envío posterior
Cuando el sistema pregunte, seleccione SÍ para guardar el documento.
3
Entrega al cliente
Se generará un documento para imprimir y entregar al cliente.

B

Paso 1 — Reportar el Evento a Hacienda

1
Acceso
Ingrese al módulo de Contingencia.
2
Datos del evento
Seleccione la Fecha y el Horario exacto del incidente. Describa el Motivo (ej.: "Falla en el suministro del servicio de internet").
3
Enviar solicitud
Haga clic en Enviar solicitud. Hacienda otorgará un plazo de 72 horas para transmitir los datos.

C

Paso 2 y 3 — Transmisión y Verificación

1
Enviar documentos
Seleccione Enviar los documentos generados. El sistema procesa lotes de hasta 5,000 documentos.
2
Consultar lote
Use Consultar lote para revisar el estado: Recibidos/Procesados o Rechazados (estos últimos requieren corrección).

⚠️

Nota de ControlEs responsabilidad del usuario asegurar que todos los documentos emitidos durante la falla sean transmitidos exitosamente dentro del plazo legal de 72 horas.

4.1 Creación de Cotizaciones

Genera propuestas comerciales formales para los clientes, detallando productos, cantidades y precios antes de concretar una venta definitiva.

A

Datos Generales

1
Acceso
Diríjase a la pestaña Cotizaciones y haga clic en Nuevo.
2
Fecha y condición de pago
Verifique la fecha y seleccione la condición acordada (Contado, Crédito 30 días, etc.).
3
Cliente
Seleccione un cliente existente o complete los campos si es nuevo.

B

Artículos y Emisión

1
Búsqueda de artículo
Digite la descripción o código del artículo, seleccione la unidad de medida y presione Insertar Ítem.
2
Gestión de líneas
Puede Editar o Eliminar ítems individuales antes de finalizar.
3
Guardar y emitir
Revise los totales y proceda a Guardar. Puede imprimirla o exportarla por medios electrónicos.

📝

NotaLas cotizaciones no descuentan inventario ni generan registros contables hasta que sean convertidas formalmente en una factura de venta.

5.1 Consulta de Ventas Realizadas

Genera reportes detallados de las ventas efectuadas en períodos específicos para el control financiero y la rendición de cuentas.

→

Configuración y Exportación

1
Acceso
Menú superior → Informes → Opción 3: Diario de ventas resumido.
2
Filtros
Seleccione el rango de fechas, filtre por cliente si desea, o marque Todos para ver todos los clientes.
3
Filtrar y cargar
Haga clic en Filtrar y cargar. Los resultados incluyen fecha, tipo de documento, cliente, IVA y totales.
4
Exportar
El informe puede exportarse a Excel, PDF o Word.

💡

SugerenciaUse el filtro "Hoy" al finalizar la jornada para realizar un cierre de caja rápido y comparar el total del sistema con el efectivo.

5.2 Generación de Documento Contable Mensual

Extrae el detalle de todas las ventas (Facturas y Créditos Fiscales) de un período para que el contador elabore las declaraciones de impuestos.

→

Configuración y Exportación

1
Acceso
Almacén e Inventario → Informes → Opción 12 → Opción 2.
2
Configurar período
Seleccione fecha de inicio y fin, sucursal, y tipo de documento (Factura o Crédito Fiscal). Haga clic en Filtrar y cargar datos.
3
Documentos anulados
Los documentos resaltados en rojo corresponden a transacciones invalidadas. Columna "Activo" = No, "Invalidado" = Sí.
4
Exportar a Excel
Haga clic en el ícono de Excel, asigne un nombre claro (ej.: "Ventas de Junio") y guarde.

💡

RecomendaciónGenere estos archivos los primeros días de cada mes para cumplir puntualmente con los plazos de declaración tributaria.

5.3 Exportación de Informe Contable a USB

A

Método 1 — Escritorio y copiar a USB

1
Exportar
Haga clic en el ícono de Excel. Seleccione el Escritorio y asigne un nombre claro.
2
Transferir a USB
Conecte la USB, clic derecho sobre el archivo → Mostrar más opciones (Windows 11) → Enviar a → seleccione la memoria USB.

B

Método 2 — Guardar directamente en USB

1
Conectar USB
Inserte la memoria USB antes de exportar.
2
Guardar como
Al exportar, en la ventana "Guardar como" seleccione la memoria USB en el panel izquierdo. Asigne el nombre y presione Guardar.
3
Expulsar
Verifique el archivo en la USB. Haga clic derecho en el ícono de la memoria → Expulsar → retire físicamente.

🚫

AdvertenciaNUNCA seleccione la opción "Formatear". Borrará todo el contenido de la memoria USB de forma permanente. Use siempre la opción Expulsar.

Genera los archivos necesarios para la declaración de impuestos ante el Ministerio de Hacienda, en formato CSV oficial o Excel para el contador.

6.1 Pasos Previos Obligatorios

⚠️

Antes de continuarIngrese al módulo de Invalidación y verifique que todos los documentos del período hayan sido enviados. No deben quedar documentos pendientes ni en contingencia.

6.2 Generación de Archivos CSV

Archivos en formato oficial del manual del Ministerio de Hacienda. Ruta: Informes → Opción 12.

Anexo de Ventas a Consumidor Final: Seleccione el rango de fechas y haga clic en Exportar a CSV.
Anexo de Documentos Anulados: Indispensable para informar facturas o créditos fiscales invalidados.
Anexo de Ventas a Contribuyentes (Crédito Fiscal): Repita el proceso para este tipo de documento.

6.3 Reporte de Datos en Bruto (Excel)

Genere el reporte mensual y elija Exportar a Excel.
Los documentos anulados aparecerán en filas de color rojo.
El archivo incluirá el código de generación, número de control y sello de recepción de Hacienda por cada transacción.

6.4 Envío Automático al Contador

1
Configuración
Verifique el correo del contador en el botón de Configuración.
2
Envío
Haga clic en Enviar archivos a tu contador. Se enviará un comprimido con los anexos CSV y el reporte Excel.
3
Confirmación
Recibirá un mensaje indicando que el correo fue enviado exitosamente.

📝

NotaEl detalle de compras aún no está disponible en esta versión del sistema. Se informará cuando esté habilitado.

7.1 Creación y Corrección de Servicios

Detalla los ajustes necesarios al registrar servicios para cumplir con las actualizaciones del catálogo de unidades de medida. Asegura que los DTE se generen con información correcta.

A

Creación de Nuevo Servicio

1
Módulo
Almacén e Inventario → Artículos. Escriba la descripción del servicio.
2
Tipo de ítem
Asegúrese de marcar la casilla Servicios.
3
Unidad de medida
Seleccione obligatoriamente la opción "Otra" en el catálogo de unidades.

B

Corrección de Servicios Existentes

1
Buscar
Localice el servicio en su listado de artículos.
2
Verificar tipo
Compruebe que esté marcado correctamente como Servicio.
3
Cambiar unidad
Cambie la medida de "Unidad" a "Otra" obligatoriamente.
4
Guardar
Presione Guardar para aplicar los cambios.

📝

Nota ImportantePara servicios estándar, solo se requiere que la unidad de medida sea "Otra" y el tipo sea "Servicio".

8.1 Procedimiento de Actualización

Actualiza SAGET a la versión más reciente para incorporar nuevas funcionalidades y mejoras en la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

🆕

Novedades v7.0.4Inclusión de formato PDF para impresión manual de facturas y créditos fiscales cuando el cliente lo solicite. Recuerde que no es obligatorio entregar documento impreso ya que el sistema realiza el envío automático por correo.

→

Pasos de Actualización

1
Localización
En el escritorio, busque el ícono Update Saget (ubicado cerca del ícono de inicio del programa).
2
Ejecución
Haga doble clic sobre el ícono de actualización.
3
Permisos
Si aparece una ventana negra solicitando permisos, seleccione SÍ.
4
Descarga automática
No cierre la ventana. El sistema descargará e instalará automáticamente. Al finalizar mostrará "Actualización completada con éxito".
5
Reinicio
Cierre la ventana de comandos e inicie el sistema con la nueva versión.

🔒

Seguridad de DatosLa actualización NO afecta ni borra la información, productos, ventas o registros ingresados previamente. Manténgase atento al grupo de WhatsApp "Boletín Informativo" para conocer novedades del sistema.

Sistema SAGET 7.0Guía Completa de Operación

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